De VERON Verenigingsraad (een korte toelichting)
De VERON Verenigingsraad (afgekort VR) moet jaarlijks worden gehouden vóór 15 mei. De VR bestaat uit afgevaardigden van de afdeling en uit de bij Huishoudelijk Reglement aangewezen andere personen. Stemgerechtigd in de vergaderingen van de VR zijn de afgevaardigden va de afdelingen; iedere afdeling heeft middels haar afgevaardigden recht op één stem voor elke 25 leden of gedeelte van 25 leden. Een impressie van zo’n verenigingsraad is in dit filmpje te zien.
In de vergadering van de VR wordt:
- door het hoofdbestuur verslag uitgebracht omtrent de gang van zaken van de vereniging en het gevoerde beheer en beleid gedurende het afgelopen verenigingsjaar;
- door het hoofdbestuur rekening en verantwoording afgelegd over het afgelopen verenigingsjaar;
- door het hoofdbestuur de begroting voor het lopende verenigingsjaar overgelegd;
- door de commissies verslag uitgebracht;
- in vacatures voorzien;
- de contributies vastgesteld;
- behandeld elk ander punt van de agenda.
Om de voorbereiding van de VR goed te laten verlopen zijn in de Statuten en de Huishoudelijke Reglementen de termijnen vastgelegd die de afdelingen en het Hoofdbestuur in acht moeten nemen m.b.t. de stukken die over en weer gestuurd moeten worden. Er kunnen hierbij globaal drie elkaar opvolgende perioden worden gedefinieerd. Dit zijn:
1e periode – Voorbereiding door afdelingen en Hoofdbestuur
Tijdens deze fase inventariseren de afdelingen of er onder de leden voorstellen zijn die in de vergadering van de VR ingebracht moeten worden. Het gaat hier om voorstellen die te maken hebben met het beleid van de vereniging. Omdat alle afdelingen hierover zullen moeten kunnen stemmen is het van belang dat voorstellen worden voorzien van een korte maar vooral duidelijke toelichting. Ga er van uit dat lange verhalen niet of slecht gelezen zullen worden. Het Hoofdbestuur zorgt in deze periode voor het maken van de eigen jaarverslagen en de ontwerp begroting voor het nieuwe (lopende) jaar. Ook worden de jaarverslagen van de Bureaus en Commissies verzameld. In deze periode worden ook eventuele voorstellen van het Hoofdbestuur geformuleerd.
Het Hoofdbestuur vraagt de afdelingen om zo vroeg mogelijk met (eventuele) voorstellen te komen, deze worden tijdens de VR behandeld. Er hoeft niet tot in januari te worden gewacht met het houden van een huishoudelijke vergadering voor het behandelen van (eventuele) voorstellen van de afdeling. Dat kan ook al in december ! Zorg wel voor een goede berichtgeving naar de leden.
2e periode – Opstellen Beschrijvingsbrief, drukken / verzenden naar afdelingen
De door de afdelingen ingebrachte voorstellen worden in het Hoofdbestuur besproken en waar nodig, of gewenst, voorzien van nadere toelichting. Daarna wordt de Beschrijvingsbrief naar de afdelingen en de officials gezonden. Het mag duidelijk zijn dat in deze periode geen nieuwe (verlate) voorstellen van de afdelingen meer opgenomen kunnen worden.
3e periode – Behandeling van de beschrijvingsbrief in de afdelingen
De afdelingen hebben nu 6 weken voor het behandelen van de stukken. De afdelingen zullen dus, afhankelijk van hun vergaderschema, de huishoudelijke vergadering voor het behandelen van de VR zaken en het aanwijzen van de afgevaardigden moeten plannen in maart of april. Dat kan nu al geregeld worden. Er hoeft met deze planning niet te worden gewacht tot de Beschrijvingsbrief is verschenen.
De kandidaatstelling van (nieuwe) HB leden en voorzitters van Bureaus en Commissies loopt hier tussendoor. De sluiting van de kandidaatstelling is op 20 maart en op uiterlijk 25 maart ontvangen de afdelingen de definitieve kandidaatstelling.
